Tentang SIMPEG

Road Map Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

(version 1.0 – unofficial release)

Daftar Isi

  1. Pendahuluan
  2. Riwayat SIMPEG
  3. Identifikasi kebutuhan di masa yang akan datang
  4. Rencana Strategis Bisnis UNS terkait Bidang Kepegawaian dan Teknologi Informasi
  5. Road map action plan

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (disingkat dengan SIMPEG) Universitas Sebelas Maret merupakan sistem informasi untuk mengelola data terkait mutasi kepegawaian sumber daya manusia di lingkungan UNS yang terdiri dari tenaga pendidik (dosen) dan tenaga kependidikan (teknisi, staf administrasi, laboran, pustakawan, dst) baik berstatus pegawai negeri sipil (PNS) maupun non-PNS SK Rektor. Data yang dikelola oleh SIMPEG ini meliputi data kepegawaian diantaranya pangkat, jabatan fungsional, jabatan struktural, pendidikan, diklat, DP3, kenaikan gaji berkala, batas usia pensiun, dst serta data-data penunjang lainnya untuk mendukung pengambilan keputusan bagi pimpinan UNS.

SIMPEG berbasis desktop software yang dibangun menggunakan Visual Basic dan database MySQL yang diinstall di Bagian Kepegawaian kantor pusat dan Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian di seluruh fakultas di UNS. Dikelola dengan model database terpusat, database SIMPEG saat ini juga menunjang sistem informasi lainnya yaitu sistem informasi yang dimiliki oleh Bagian Sistem Informasi, Bagian Pendidikan (EWMP), Bagian Kerjasama, sistem informasi di tingkat Fakultas (Fakultas Kedokteran), di samping bisa memberikan data secara offline kepada seluruh unit kerja yang membutuhkan data dan informasi terkait kepegawaian.

Konsep pembaruan data yang digunakan adalah sebagai berikut:

  • Kantor pusat dan fakultas adalah entitas mandiri yang bisa memperbarui data sesuai dengan otorisasi yang diberikan dan sesuai dengan pembagian wewenang yang telah disepakati. Sebagai contoh, yang berkewajiban memperbarui data pendidikan pegawai adalah operator fakultas (karena lebih dekat dengan dosen atau tenaga kependidikan fakultas), sementara yang berkewajiban memperbarui data pangkat adalah operator universitas karena SK pangkat biasanya dikirim melalui Bagian Tata Usaha Universitas;
  • Setiap update yang dilakukan baik oleh universitas maupun fakultas bisa dilihat oleh kedua entitas dan diawasi bersama akurasi dan validitas datanya;
  • Jika diketahui suatu data tidak update, maka kewajiban pembaruan data akan dikembalikan sesuai pembagian wewenang yang disepakati;
  • Setiap pembaruan data, berkas wajib dipindai (scan) untuk kemudian diunggah ke server;
  • Setiap akhir bulan atau setiap saat diperlukan, sistem akan men-generate laporan bulanan yang akan diperiksa oleh pejabat yang berwenang untuk memastikan validitas data yang ada.

Roadmap (peta jalan) SIMPEG kami susun sebagai panduan pengembangan SIMPEG di masa yang akan datang, sebagai visi kami mengenai model pengolahan data dan informasi bidang kepegawaian sehingga bisa memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan untuk pengelolaan sumber daya manusia di UNS. Road map ini merupakan bentuk keterbukaan kami atas sistem yang sedang kami kembangkan dengan harapan bisa dipelajari, dimanfaatkan dan didukung oleh segenap civitas academica UNS sekaligus untuk merintis jalan pada pengintegrasian seluruh Sistem Informasi di UNS ke dalam sebuah Enterprise System yang mana SIMPEG merupakan salah satu supporting system-nya.

Sebelum tahun 2012:

Database SIMPEG dibangun melalui pengembangan sistem informasi kepegawaian sebelumnya, yaitu SINAGA (Sistem Informasi Ketenagaan) berbasis MS-DOS yang dikombinasikan dengan data EPSBED (klik di sini)yang dimiliki oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (di kemudian hari, kami juga meng-impor data dari sistem EWMP (klik di sini) Bagian Pendidikan UNS untuk melengkapi pangkalan data kami). Proses pengembangan SIMPEG sejatinya dimulai sejak tahun 2007, namun upaya lebih terjadwal dimulai sejak tahun 2008, yaitu Pengumpulan Data dan Informasi Pendukung (Agustus – September 2008), Analisis Sistem (Oktober – Nopember 2008), Desain Sistem (Desember 2008), Programming dan pembangunan jaringan antara kantor pusat dan fakultas, perbaikan dan testing Server (Januari 2009 – Januari 2011), Implementasi Sistem, Pelatihan/Tutorial (Februari 2011), Pendampingan (Maret – Desember 2011). Sementara soft launching SIMPEG dilakukan pada bulan Juni 2010.

Tahun 2012:

SIMPEG terus mengalami perbaikan, evaluasi dan pemrograman ulang. Di antara fitur yang ditambahkan adalah SMS gateway, fasilitas untuk upload dokumen elektronik kepegawaian (FTP), sistem monitoring utilisasi dan kehandalan jaringan, serta berbagai menu untuk kemudahan entri data kepegawaian dan pembuatan laporan yang secara rutin maupun sesuai permintaan diperlukan. Pada bulan Juli 2012, staf IT yang terlibat sebagai developer SIMPEG diberikan pelatihan di Inixindo Yogyakarta yang meliputi Web Service, penguatan keamanan jaringan berbasis Linux serta keamanan database.

Pada tahun 2012, SIMPEG juga mengintegrasikan diri dengan Sistem Informasi Monitoring Studi Lanjut yang selama ini dikelola oleh Bagian Kerjasama menjadi karena keterkaitan yang sangat erat dalam proses birokrasinya. Kami juga mulai merumuskan SIMPEG berbasis web, integrasi dengan sistem lain yang ada di UNS serta integrasi proses bisnis kepegawaian yang menjadi Sasaran Mutu (sesuai ISO 9001:2008) Bagian Kepegawaian yaitu pengusulan kenaikan jabatan dan pangkat tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.

SIMPEG harus senantiasa menyesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan data dan informasi baik dari internal UNS, data dan informasi yang diminta oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan maupun instansi lain (seizin pimpinan universitas). Untuk itu, kami merumuskan bahwa karakteristik SIMPEG di masa yang akan datang adalah sebagai berikut:

  1. Cepat, data SIMPEG harus bisa secepatnya disajikan kepada yang membutuhkan;
  2. Akurat, data SIMPEG harus akurat, terkini dan minim kesalahan;
  3. Informatif, informasi dari SIMPEG mudah dibaca dan mampu memenuhi sebagian besar kebutuhan informasi kepegawaian yang diminta;
  4. Terintegrasi; SIMPEG by system terkoneksi dengan sistem lain sehingga informasi yang dihasilkan menyeluruh, mendalam dan lengkap;
  5. Fleksibel; data SIMPEG harus mudah diolah, mudah dikombinasikan dengan data dari sistem lain, multiplatform, mudah dikonfigurasi, stabil serta sederhana;
  6. Handal; data SIMPEG sifatnya tersedia 24 jam 7 hari dalam sepekan dan 365 hari dalam setahun, bisa diakses sewaktu-waktu, aman, recoverable.

Untuk merancang pengembangan SIMPEG di masa yang akan datang, kami merujuk kepada Rencana Strategis (Renstra) Bisnis Universitas Sebelas Maret 2011 – 2015 dan Rancangan UU Aparatur Sipil Negara Bab XI yaitu Sistem Informasi ASN serta Permendikbud nomor 7 tahun 2013. Tidak menutup kemungkinan adanya peraturan, keputusan dan kebijakan lainnya yang memerlukan data kepegawaian, namun dalam Road Map ini sementara kami batasi hanya pada 3 kebijakan di atas.

Rencana Strategis Bisnis UNS

Dalam Renstra Bisinis UNS, dijabarkan berbagai target yang hendak diraih UNS sampai dengan tahun 2015. Kami potretkan sebagian kecil program/sub program/kegiatan yang terkait dengan pengembangan teknologi informasi khususnya di bidang kepegawaian, yaitu sebagai berikut:

Program/ Sub Program/Kegiatan

Uraian Jenis Indikator

Satuan

2010 (Baseline)

2011

2012

2013

2014

2015

P5.2 Penguatan Dan Pengembangan Staf Kependidikan

K49 Peningkatan kapasitas, kompetensi dan profesionalisme staf kependidikan Indeks kinerja staf kependidikan

skala 1-4

NA

NA

2,2

2,3

2,4

2,5

K50 Peningkatan kapasitas layanan kepada stakeholder Indeks kepuasan pelanggan

skala 1-4

NA

2,7

2,8

2,9

3,0

3,1

P5.3 Pembangunan Kapasitas Kepemimpinan Dan Manajemen

K52 Pengembangan tata kelola dan sistem reward andpunishment SDM Pelatihan staf sesuai kompetensi

% staf

terlatih

NA

20

25

30

35

45

P6.3 Penguatan implementasi sistem informasi

K66 Pengembangan sistem database a. Data / informasi sewaktu

bulan

< 4

< 4

< 3

< 2

< 1,5

< 1

b. Jumlah aplikasi sistem data

buah

>10

>15

>18

>20

>21

>22

K67 Pengembangan SI pendukung decision support system a. Akurasi data sewaktu

%

65

75

85

90

94

97

b. Waktu penelusuran data

menit

NA

NA

<60

<40

<25

<15

K68 Peningkatan tata kelola hardware a. Tingkat kerusakan berat hardware aktif pada masa pakai

%

NA

20

15

12

10

7

b. Tingkat utilitas peralatan per hari

jam

4

5

5,5

6

6,5

7

K69 Peningkatan layanan SI organisasi a. Indeks kinerja lembaga

skala 1-4

NA

NA

2,1

2,2

2,3

2,4

b. Kapasitas bandwidth

mbps

100

100

350

1000

2300

4700

RUU Aparatur Sipil Negara

Sedangkan dari Rancangan Undang-Undang Aparatur Sipil Negara Bab XI tentang Sistem Informasi ASN, beberapa hal yang diatur adalah sebagai berikut:

  1. SIM ASN untuk menjamin efisiensi, efektifitas & akurasi pengambilan keputusan dalam manajemen ASN
  2. Diselenggarakan secara nasional & terintegrasi antar berbagai instansi
  3. Setiap intansi wajib memutakhirkan data secara berkala & menyampaikan kepada BKN
  4. Berbasis TI yg mudah mudah diaplikasikan, mudah diakses & memiliki sistem keamanan yang dapat dipercaya
  5. Memuat seluruh informasi & data Pegawai ASN antara lain memuat data:
  • riwayat hidup;
  • riwayat pendidikan formal dan non formal;
  • riwayat jabatan & kepangkatan;
  • riwayat penghargaan, tanda jasa/tanda kehormatan;
  • riwayat pengalaman berorganisasi;
  • riwayat gaji;
  • riwayat diklat;
  • daftar penilaian pekerjaan;
  • surat keputusan

Permendikbud nomor 7 tahun 2013

Adapun sebagai tindak lanjut dari Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 7 tahun 2013 mengenai Pedoman Penataan Pegawai Berbasis Kompetensi di lingkungan Kementerian dan Kebudayaan, UNS telah melakukan penataan tenaga kependidikan yang mensyaratkan beberapa data harus tersedia dalam database Kepegawaian yang akan terintegrasi dengan sistem dari Kemdikbud. Data yang diperlukan tersebut yaitu:

  • Nama dan NIP
  • Tempat dan tanggal lahir
  • Riwayat dan kualifikasi pendidikan
  • TMT CPNS dan PNS
  • Riwayat jabatan
  • Riwayat diklat

Catatan: untuk mendapatkan informasi mengenai data-data yang tersedia di Simpeg, silakan langsung berhubungan dengan Bagian Kepegawaian UNS secara langsung maupun dengan surat resmi dari Instansi.

Proyeksi Sistem terhadap Renstra Bisnis UNS, RUU ASN dan Permendikbud

Untuk mendapatkan gambaran mengenai kondisi existing Simpeg, kami memproyeksikan kondisi sekarang dengan kegiatan dan/atau target yang tertuang dalam Renstra Bisnis UNS, maupun yang terdapat dalam RUU ASN dan Permendikbud nomor 7 tahun 2013. Hal ini diperlukan sebagai self-evaluation untuk mendapatkan fokus yang lebih jelas perbaikan dan pengembangan pada bagian mana saja yang harus segera dilakukan.

Renstra Bisnis UNS

Berdasarkan Renstra Bisnis UNS, beberapa parameter yang bisa diproyeksikan yaitu:

  • K49 Peningkatan kapasitas, kompetensi dan profesionalisme staf kependidikan (indeks kinerja staf kependidikan): data belum tersedia
  • K50 Peningkatan kapasitas layanan kepada stakeholder (indeks kepuasan pelanggan): data belum tersedia, namun dari kuesioner ISO 9001:2008 pada parameter terkait dengan pelayanan data dan informasi diperoleh data bahwa kepuasan pelanggan mencapai skor 80,48%.
  • K52 Pengembangan tata kelola dan sistem reward andpunishment SDM (pelatihan staf sesuai kompetensi): bahwa staf terlatih terkait Simpeg pada tahun 2013 hingga 2015 ditargetkan berturut-turut mencapai 30%, 35% dan 45%. Hingga saat ini belum direncanakan pelatihan staf dalam pengembangan sistem Simpeg, namun bentuk pelatihan yang dilakukan berupa rekonsiliasi data dan Standard Operational Procedure (SOP) operator universitas, fakultas dengan programmer Simpeg.
  • K66 Pengembangan sistem database (data/informasi sewaktu): data belum tersedia
  • K66 Pengembangan sistem database (jumlah aplikasi sistem data): jumlah aplikasi sistem data dalam Renstra mencerminkan jumlah seluruh sistem di UNS. Simpeg merupakan salah satu aplikasi sistem data yang tersedia dan dalam proses perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).
  • K67 Pengembangan SI pendukung decision support system (akurasi data sewaktu): data belum tersedia, akurasi data tahun 2013 hingga 2015 ditargetkan berturut-turut mencapai 90%, 94% dan 97%. Berdasarkan penelusuran terhadap informasi yang tersedia di Simpeg, terdapat beberapa data yang belum akurat diakibatkan belum dilakukannya entri data pada sistem pada saat SK kepegawaian sudah turun. Secara kasar, jumlah data yang tidak akurat diperkirakan 10% dari total data dalam Simpeg. Pada tahun 2015 ditargetkan data yang akurat sudah mencapai 97% (data yang tidak akurat menurun menjadi 3% saja).
  • K67 Pengembangan SI pendukung decision support system (waktu penelusuran data): waktu penelusuran data yang diperlukan oleh pimpinan dari tahun 2013 hingga 2015 ditargetkan berturut-turut mencapai 40 menit, 25 menit dan 15 menit. Kondisi saat ini, untuk data yang bersifat rekapitulasi kami bisa menyediakan dalam waktu maksimal 10 menit (print out atau soft copy) untuk setiap informasi yang dibutuhkan, misalnya rekapitulasi jumlah pegawai berdasarkan jabatan, pangkat dan tingkat pendidikan. Adapun untuk data yang memerlukan pengolahan lebih lanjut karena variasi permintaan yang memerlukan data dari sistem lain (misalnya rasio dosen dan mahasiswa, data dosen tersertifikasi, dst) atau data kompleks kami memerlukan waktu sekitar 30-60 menit (print out atau soft copy). Dalam hal ini, aplikasi Simpeg maupun penelusuran melalui query database server sudah cukup membantu dalam menelusuri data yang dibutuhkan oleh pimpinan, namun masih perlu perbaikan dalam hal penataan arsitektur database maupun kamus datanya untuk mempercepat pemrosesan data.
  • K68 Peningkatan tata kelola hardware (tingkat kerusakan berat hardware aktif pada masa pakai): hingga tahun 2013, tidak ada kerusakan berat pada perangkat keras pendukung Simpeg baik server, router dan seterusnya. Masalah yang dialami lebih pada sistem operasi dan jaringan, diantaranya keterbatasan memori pada server, koneksi user yang terlalu banyak, load jaringan internet yang cukup tinggi dikarenakan terjadi gangguan jaringan (flooding) serta putusnya koneksi internet dari UPT Komputer maupun koneksi dari Fakultas atau Unit Kerja serta PC client yang lambat.
  • K68 Peningkatan tata kelola hardware (tingkat utilitas peralatan per hari): hingga tahun 2013, tingkat utilitas server cukup tinggi terutama pada jam kerja (07.30 – 15.30 atau 8 jam atau lebih), melebihi dari target dalam Renstra Bisnis UNS yaitu 6 jam, 6,5 jam dan 7 jam berturut-turut tahun 2013 hingga 2015.
  • K69 Peningkatan layanan SI organisasi (indeks kinerja lembaga): data belum tersedia.
  • K69 Peningkatan layanan SI organisasi (kapasitas bandwidth): data bandwidth terkait kuota seluruh Universitas yang dibagi pada tiap node server atau router yang ada di Fakultas maupun Unit Kerja. Untuk server Simpeg sementara ini disediakan bandwidth maksimum 6 mbps.

RUU Aparatur Sipil Negara

Mengantisipasi berlakunya Undang-Undang Aparatur Sipil Negara, Simpeg sudah menyediakan data yang akan dibutuhkan dengan beberapa catatan sebagai berikut:

  • Riwayat pendidikan non formal belum tersedia dan belum tersedia menu untuk entri data tersebut. Hal ini dikarenakan banyaknya data dan belum adanya laporan baik dari yang bersangkutan maupun melalui Fakultas / Unit Kerja apabila telah selesai menempuh pendidikan non formal.
  • Riwayat pengalaman berorganisasi belum tersedia dan belum tersedia menu untuk entri data tersebut.

Permendikbud nomor 7 tahun 2013

Terkait dengan Permendikbud mengenai penataan pegawai berbasis kompetensi, Simpeg sudah menyediakan data yang dibutuhkan untuk keperluan analisis pegawai, namun masih belum lengkap dan untuk itu perlu dibuat prosedur dan kebijakan pimpinan agar yang bersangkutan bisa merawat data pribadi masing-masing dengan cara melaporkan setiap perubahan data pribadi, misalnya pelatihan yang telah diikuti.

Road Map Action Plan

Untuk memenuhi performa Sistem yang Cepat, Akurat, Informatif, Terintegrasi, Fleksibel dan Handal serta sesuai dengan proyeksi pada Renstra Bisnis UNS serta mengantisipasi kebutuhan data oleh Pemerintah (dalam hal ini Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara serta Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan) melalui RUU ASN dan Permendikbud nomor 7 tahun 2013 maupun peraturan lainnya, berikut kami paparkan rencana pengembangan Simpeg sebagai acuan sekaligus untuk menjaring masukan stakeholder.

2013

Perubahan arsitektur sistem

Sistem yang semula terdiri dari 1 server dengan database terpusat, kami kembangkan menjadi terdiri dari 2 server, yang mana 1 server dipergunakan sebagai database server dan FTP server (menggunakan OS Ubuntu, DB MySQL, ProFTPD) sedangkan server yang lain kami persiapkan untuk web service server untuk menangani kebutuhan sistem eksternal (OS CentOS, DB MySQL, Apache Web Server). Kami juga sekaligus mengembangkan sistem backup data menggunakan metode replikasi database, sehingga data pada kedua server dipastikan sama.

Server yang semula kami tempatkan di Bagian Kepegawaian kami pindahkan ke NOC Rektorat sebagai bentuk integrasi sistem menyesuaikan dengan desain UPT Komputer sekaligus memudahkan pengelolaan bersama dengan sistem lain termasuk pengembangan infrastruktur server. Dengan pemindahan lokasi server, penelusuran gangguan dan keamanan jaringan menjadi lebih mudah karena NOC diawasi bersama oleh admin NOC, admin UPT Komputer maupun pengelola server.

Membangun sistem Web Service

Untuk menunjang interoperatibilitas antar sistem yang ada di UNS, Bagian Kepegawaian membangun sistem Web Service. Pada sistem web service ini, kami menggunakan metode REST (Representational State Transfer) yang dibangun menggunakan pemrograman PHP dengan Framework Code Igniter (CI). Penggunaan metode ini karena sifatnya yang lebih ringan dibandingkan metode lain seperti SOAP karena data yang akan dipublikasikan berupa teks.

Deskripsi

– web service untuk sistem internal uns

– web service untuk pdpt (?) via puskom

– web service untuk BKN

– memetakan data yang akan dipublikasikan via web (dengan akun)

Integrasi dengan Sistem Monitoring Studi Lanjut

Integrasi Simpeg dengan Sistem Monitoring Studi Lanjut dimaksudkan untuk meningkatkan akurasi data terkait Studi Lanjut Dosen dan Tenaga Kependidikan, memudahkan pemantauan sekaligus melakukan penyamaan prosedur di tingkat Fakultas dalam proses pengusulan studi lanjut. Dengan integrasi ini, aplikasi Sistem Monitoring Studi Lanjut menjadi tidak ada dan dijadikan menu dalam Simpeg dengan autorisasi tersendiri bagi Bagian Kerjasama untuk mengakses sistem tersebut. Database pun kami migrasikan ke dalam database Simpeg. Hal ini kami lakukan karena adanya tuntutan perubahan prosedur pengusulan studi lanjut dosen dan tenaga kependidikan oleh Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dari semula di bawah koordinasi Pembantu Rektor I (Bagian Kerjasama) ke Pembantu Rektor II (Bagian Kepegawaian).

Beberapa menu yang kami integrasikan yaitu:

  • Proses pengusulan studi lanjut beserta upload dokumen yang diperlukan (di tingkat Fakultas)
  • Verifikasi berkas kelengkapan usulan studi lanjut (Bagian Kepegawaian)
  • Formulir studi lanjut (Bagian Kepegawaian), rekapitulasi jumlah bantuan studi, monitoring waktu studi, rekapitulasi peserta studi (Bagian Kerjasama)
  • Entri data bantuan studi, perkembangan studi, serta sponsor studi (Bagian Kerjasama)
  • Prosedur perubahan status mulai studi dan selesai studi

Perbaikan fitur Simpeg, Rekonsiliasi Data dan Sinkronisasi SOP

Beberapa fitur Simpeg yang ditambahkan, diperbaiki ataupun dilakukan pengentrian untuk melengkapi data yaitu:

  • Perbaikan menu pencetakan Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
  • Pembuatan menu riwayat cuti pegawai
  • Pembuatan menu riwayat pendidikan non formal
  • Pembuatan menu riwayat pengalaman berorganisasi
  • Pembuatan menu riwayat pembinaan aparatur (binap), menu ini sifatnya rahasia dan hanya bisa diakses oleh pejabat yang berwenang
  • Pembuatan menu pantauan masa jabatan pejabat struktural baik tenaga pendidik (dosen yang diberi tugas tambahan) maupun tenaga kependidikan
  • Entri riwayat diklat
  • Entri dan upload data studi lanjut
  • Upload dokumen elektronik. Upload ini kami lakukan secara bertahap mengingat banyaknya jumlah dan jenis dokumen yang akan diupload ke dalam sistem Simpeg.

Selain perbaikan fitur, dalam rekonsiliasi data Simpeg antara Bagian Kepegawaian Kantor Pusat, developer dan operator perlu disinkronisasikan beberapa hal sebagai berikut:

  • Pembagian tugas dan wewenang update data antara operator Universitas (baik bagian Kepegawaian atau Bagian Kerjasama) dan operator Fakultas
  • Perbaikan data KGB
  • Perbaikan data pejabat struktural dosen
  • Perbaikan data cuti pegawai
  • Klasifikasi tenaga kependidikan pada jabatan sesuai hasil analisis jabatan
  • Prosedur penambahan prodi atau jurusan baru di Fakultas
  • Perbaikan data sertifikasi dosen
  • Perbaikan data status studi lanjut

2014

Pengembangan Simpeg berbasis Web

Pada tahun 2014, direncanakan Simpeg akan berbasis web. Dengan berbasis web dan menu-menu yang ringkas, diharapkan data Simpeg mudah diakses dari mana saja dan kapan saja. Namun demikian, proses pembaruan data tetap akan dilakukan melalui Simpeg berbasis desktop. Simpeg berbasis web lebih diarahkan kepada fungsi mobility-nya. Data yang ditampilkan pada Simpeg berbasis web tidak sebanyak Simpeg berbasis desktop namun lebih pada data-data pokok seperti Nama, NIP, Unit Kerja, jabatan fungsional, golongan kepangkatan, tingkat pendidikan, serta dilengkapi dengan rekapitulasi data jumlah pegawai berbasarkan jabatan fungsional, golongan kepangkatan dan tingkat pendidikan. Dengan data yang sederhana, diharapkan Simpeg bisa diakses melalui perangkat mobile seperti handphone, tablet PC, dst. Hal ini sangat penting mengingat kebutuhan data kepegawaian seringkali tidak bisa diprediksi waktunya dan seringkali pula diperlukan segera.

Sesuai dengan hak aksesnya, pengguna Simpeg berbasis web bisa dibedakan menjadi:

  • Pimpinan Universitas (Rektor, Pembantu Rektor, Kepala Biro, Dekan, Pembantu Dekan, Kepala Bagian Tata Usaha) yang bisa melihat data seluruh pegawai beserta rekapitulasi data untuk memudahkan pengambilan keputusan.
  • Pengguna biasa, yaitu seluruh staf tenaga pendidik dan tenaga kependidikan dimana mereka bisa melihat data pribadi masing-masing sekaligus bisa menyampaikan koreksi kepada operator Simpeg jika ada kesalahan data. Pengguna biasa juga bisa mengunduh berkas kepegawaian secara online yang sudah diunggah sebelumnya oleh operator Simpeg.
  • Pengguna umum (publik), yaitu pengunjung web Bagian Kepegawaian yang bisa melihat profil pendidik dan tenaga kependidikan sebatas pada data yang bersifat umum serta rekapitulasi data-data pegawai.

Apabila Simpeg berbasis web bisa dimanfaatkan dengan baik oleh seluruh staf di UNS, akan dipertimbangkan untuk mengembangkan Simpeg dengan teknologi database terdistribusi.

Integrasi dengan Sistem Informasi lain di UNS

Apabila web service Simpeg sudah siap dipergunakan, pada tahun 2014 kami akan mempublikasikan data kepegawaian berbentuk XML yang bisa digunakan sistem lain. Kami sifatnya hanya men-support data, sedangkan pengolahan informasi diserahkan kepada pengembang sistem pada Bagian/Unit Kerja yang membutuhkan. Sebagai contoh, Bagian Keuangan memerlukan informasi pegawai yang akan naik pangkat pada tahun 2014 guna memprediksi gaji yang akan dibayarkan pada tahun tersebut. Melalui web service, Simpeg mempublikasikan data nama pegawai, golongan kepangkatannya serta tanggal terhitung mulai diangkat dalam golongan tersebut (tmt). Sistem pada bagian keuangan akan menambahkan 4 tahun (kenaikan pangkat reguler 4 tahunan) dari tmt terakhir pegawai diangkat dalam golongan tersebut dan mem-filter pegawai yang berhak naik golongan kepangkatan pada tahun 2014.

Integrasi dengan sistem lain akan dilakukan melalui tahap sebagai berikut:

  1. Pemetaan Sistem Informasi yang ada di lingkungan UNS. Untuk pemetaan ini, tidak bisa dilakukan sepenuhnya oleh Bagian Kepegawaian. Oleh karena itu diperlukan kerja bersama pengembang IT di UNS dimana masing-masing sistem mempublikasikan jenis data yang dikelola.
  2. Pemetaan kebutuhan Sistem Informasi lain terhadap kebutuhan data kepegawaian. Beda karakteristik bagian/unit kerja juga membedakan kebutuhan mereka akan data. Dalam tahap ini, sistem lain diharapkan bisa mengirimkan jenis data yang dikehendaki kepada Bagian Kepegawaian baik data yang sifatnya rutin maupun yang insidental. Data yang sifatnya rutin diantaranya Laporan Tahunan UNS yang dikelola oleh Bagian Sistem Informasi.
  3. Publikasi data Simpeg melalui Web Service. Jenis data yang kami bagikan akan dipublikasikan dalam format XML. Untuk mengaksesnya, sistem lain tetap harus ter-otorisasi melalui akun yang diberikan.
  4. Proses integrasi (data sharing) dan testing. Selama ini, by system, kami membagikan data melalui hak akses view ke database Simpeg. Karena sistem lain sudah cukup established dengan metode ini, integrasi melalui web service tentu akan memakan waktu termasuk re-coding aplikasi client. Proses integrasi diharapkan tidak memakan waktu yang lama.
  5. Evaluasi. Setelah integrasi dilakukan, perlu dilakukan evaluasi terutama pada kemungkinan celah keamanan, reliabilitas sistem dan mesin, serta kesesuaian data yang disediakan dengan yang diminta. Kami berharap, semakin banyak sistem yang menggunakan data Simpeg sehingga jika diperlukan oleh pimpinan maupun staf dari seluruh Universitas, informasi yang disajikan bisa terjamin akurasinya.

Integrasi Simpeg dengan sistem lain diperlukan untuk meminimalisasi duplikasi data dan informasi sebagaimana sudah kami lakukan pada tahun 2013 yaitu integrasi Simpeg dengan Sistem Monitoring Studi Lanjut untuk mencegah adanya perbedaan status aktif studi baik pada tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan. Sebagai pemegang wewenang untuk mengubah data kepegawaian, Bagian Kepegawaian di satu sisi dituntut untuk mampu menyajikan data yang valid dan di sisi lain harus mampu menunjang kebutuhan data bagi sistem lain.

Perbaikan fitur Simpeg

Beberapa fitur/menu yang akan dikembangkan pada tahun ini yaitu:

  • Pembuatan Menu penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) sebagai pengganti DP3
  • Pembuatan Menu untuk pemantauan usul Kenaikan Jabatan dan Pangkat tenaga kependidikan dan tenaga pendidik

Kebutuhan pengembangan SDM

Sehubungan dengan semakin kompleksnya sistem Simpeg, diperlukan upgrading skill pengembang maupun operator Simpeg. Berikut ini adalah beberapa keahlian yang sebaiknya dimiliki oleh Tim Simpeg khususnya pengembang:

  • Web Service, Database terdistribusi, OOP
  • Information Technology Strategic Planning (ITSP)
  • Database dan Network Security
  • Database Administration dan Database Architect

2015

Pengembangan Arsitektur Sistem

Dengan semakin kompleksnya Simpeg ke depan dan kebutuhan yang tinggi akan reliabilitas sistem, diperlukan perombakan pada arsitektur sistem.

Pembaruan server database

Integrasi

Jika pada 2014, web simpeg untuk publik berjalan dengan baik, dipertimbangkan untuk mengelola database terdistribusi

Personil Simpeg

Pembantu Rektor II: Jamal Wiwoho

Kepala Biro AUK: Kartini Hariyati

Kepala Bagian Kepegawaian: Suwarno

Kepala Sub Bagian Tenaga Akademik: Joko Paryanto, Kepala Sub Bagian Tenaga Administratif: Dian Susiani

Developer:

Lead Programmer, Desktop Programmer, Database Architect: Haryono Setiadi

Database and System Administrator: Tri Hardian Satiawardana (Simpeg Road Map document author)

Web Service Programmer, Network Consultant: Arif Wicahyanto

Web Programmer: Suhardi

Network Administrator, Hardware Maintenance: Frienditya Yuli Pradhifta

UPT Komputer Network Administrator: Triyadi Joko Purwanto

Operator:

Slamet Praboto, Joko Marjono (Universitas), Dinar Winahyu, Moh. Safrudin (FSSR), Achmad Dardiri, Dessy Rahmawati, Midin (FKIP), Supriyanto, Muhammad Syaifuddin (FH), Rori Effendi, Muslim (FE), Muhammad Ikhsan, Suhardi (FISIP), Eri Eko Hananto, Arif Wicahyanto (FK), Priyatmo, Daryanto, Muhammad Zamroni (FP), Joko Yulianto, Tien Sulistami (FT), Subiyanta, Retno Wulandari (FMIPA).

Referensi

University of Washington IM Roadmap