Persyaratan Usulan

USUL KENAIKAN JABATAN/PANGKAT

Mekanisme Pengusulan Penilaian PAK, Kenaikan Jabatan dan Pangkat PNS Dosen ke Lektor Kepala dan Guru Besar

Sesuai dengan surat Pembantu Rektor II nomor 9455/UN27/KP/2011 tanggal 17 Oktober 2011 perihal Mekanisme pengusulan PAK, Kenaikan Jabatan dan Pangkat Dosen, berikut ini adalah format dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengusulan tersebut:

  1. Surat edaran nomor 9455/UN27/KP/2011 tanggal 17 Oktober 2011
  2. Lampiran format pengusulan PAK, KP dan Jabatan (21 halaman)

Kelengkapan usul pengangkatan CPNS menjadi PNS

  1. Salinan sah SK CPNS
  2. Salinan sah STTPL Diklat Prajabatan
  3. Asli surat hasil pengujian kesehatan
  4. Salinan sah Penilaian Prestasi Kerja (SKP & Prilaku Kerja)

Kelengkapan pengajuan usul Pensiun dan Pangkat Pengabdian

  1. Salinan sah Karpeg/KPE dan Konversi NIP baru
  2. Salinan sah SK CPNS dan SK PNS
  3. Salinan sah SK KP dan Gaji terakhir
  4. Salinan sah SK/bukti pengalaman kerja (apabila ada)
  5. Daftar Keluarga, akta nikah, dan akta kelahiran anak
  6. Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 tahun terakhir
  7. Salinan sah DP3/PPK 1 tahun terakhir
  8. Surat keterangan alamat terakhir setelah pensiun
  9. Pas foto terbaru (tidak berkacamata) berwarna ukuran 3×4 sebanyak 7 lembar
  10. DPCP
  11. SK pembatalan pensiun (apabila ada)
  12. Kelengkapan di atas dibuat rangkap 3 untuk gol. IV/a ke bawah dan rangkap 5 untuk gol. IV/b ke atas

Blanko Pensiun : 

  1. DPCP
  2. Daftar Susunan Keluarga
  3. Format Surat Pernyataan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin Sedang/Berat
  4. Form Permintaan Pembeyaran Pensiun (ke PT Taspen)
  5. Format Surat Permohonan dari ybs
  6. Format Surat keterangan alamat terakhir setelah pensiun
  7. Format Usul Pensiun dari Unit Kerja

Alur Pengurusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil dapat diunduh di >> Alur Pengurusan Pensiun PNS

Jenis dan Perhitungan Masa Kerja PNS

Kelengkapan pengajuan usul Pensiun Janda/Duda karena meninggal dunia

  1. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) yang ditandatangani oleh isteri/suami/anak/orang tua.
  2. Salinan/fotocopy sah surat keputusan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS.
  3. Salinan/fotocopy sah surat keputusan kenaikan pangkat terakhir.
  4. Surat keterangan kematian dari kepala kelurahan/desa/camat.
  5. Daftar susunan keluarga.
  6. Akta / surat nikah.
  7. Akta kelahiran anak-anaknya.
  8. Surat keterangan janda/duda dari kepala kelurahan/desa/camat.
  9. Alamat sebelum dan sesudah pensiun sesuai KTP yang berlaku.
  10. Pas photo suami/isteri dari PNS yang meninggal dunia ukuran 4×6 cm sebanyak 5 lembar. Apabila suami/isteri dari PNS juga sudah meninggal namun masih mempunyai anak yang berhak menerima pensiun, maka dilampirkan pas photo anak tersebut.
  11. Salinan/fotocopy sah Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja jika pernah bekerja sebelum diangkat sebagai CPNS.
  12. Apabila PNS tersebut memenuhi syarat untuk diberikan kenaikan pangkat pengabdian, maka dilengkapi dengan melampirkan :
  • Penilaian Prestasi Kerja tahun terakhir
  • Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat atau sedang dalam 1 (satu) tahun terakhir.

Kelengkapan pengajuan usul Pensiun Janda/Duda karena Tewas

  1. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) yang ditandatangani oleh isteri/suami/anak/orang tua.
  2. Surat keterangan janda/duda dari kepala kelurahan/desa.
  3. Daftar susunan keluarga.
  4. Akta / surat nikah.
  5. Akta kelahiran anak-anaknya.
  6. Alamat sebelum dan sesudah pensiun.
  7. Pas photo suami/isteri dari PNS yang tewas ukuran 4×6 cm sebanyak 5 lembar. Apabila suami/isteri dari PNS yang tewas juga sudah meninggal namun masih mempunyai anak yang berhak menerima pensiun maka dilampirkan pas photo anak tersebut.
  8. Surat Keputusan sementara dari pejabat yang berwenang tentang tewasnya PNS yang bersangkutan.
  9. Laporan dari pimpinan unit kerjanya tentang peristiwa yang mengakibatkan PNS tersebut tewas.
  10. Surat keterangan kronologi kejadian dari pejabat yang berwenang hingga PNS tersebut tewas.
  11. Visum et Repertum dari dokter Rumah Sakit.

Kelengkapan pengajuan usul Bebas Tugas/Masa Persiapan Pensiun

Pegawai negeri sipil yang akan mencapai batas usia pensiun dapat dibebaskan dari jabatannya untuk paling lama 1 (satu) tahun, dengan mengajukan usulan kepada Pimpinan Universitas (Rektor) paling lambat 1 (satu) tahun sebelum mencapai batas usia pensiun

Persyaratan administrasi yang harus dilengkapi (dalam rangkap 2):

  1. Permohonan bebas tugas yang bersangkutan kepada Rektor yang diketahui pimpinan unit kerja
  2. Fotokopi sah SK CPNS
  3. Fotokopi sah SK PNS
  4. Fotokopi sah SK Pangkat terakhir
  5. Fotokopi sah kartu pegawai
  6. Fotokopi KGB terakhir
  7. DP3/Penilaian Prestasi Kerja 2 tahun terakhir

kelengkapan tersebut di atas disampaikan kepada Rektor tembusan Bagian Kepegawaian dengan surat pengantar Pimpinan Unit Kerja

Kelengkapan pengajuan usul Kenaikan Pangkat Reguler/Fungsional Tertentu Non-Dosen

  1. Salinan sah Karpeg, KPE, dan Konversi NIP baru
  2. Salinan sah SK CPNS dan SK PNS
  3. Salinan sah SK KP terakhir
  4. Salinan sah DP3/PPK 2 tahun terakhir (setiap unsur minimal baik)
  5. Salinan sah Ijazah terakhir
  6. Salinan sah STTPL ujian dinas (bagi PNS gol.II/d)
  7. Salinan sah STTPL Diklat Kepemimpinan, SK Pengangkatan dalam jabatan, BA sumpah jabatan, Surat pernyataan pelantikan, SPMT dan menduduki jabatan (bagi PNS yang menjabat struktural)
  8. Salinan SK Jabatan Fungsional/PAK terakhir (bagi PNS yang menjabat fungsional tertentu)
  9. Salinan sah surat alih tugas (apabila ada)

Keterangan: meskipun sudah terbit Kartu Pegawai Elektronik (KPE), untuk Kartu Pegawai yang lama (Karpeg) masih menjadi syarat pengajuan usul mutasi pegawai

Kelengkapan pengajuan usul Kenaikan Jabatan Fungsional Tertertu Non-Dosen

  1. Salinan sah SK Jabatan dan PAK terakhir (kecuali untuk pengangkatan pertama)
  2. DUPAK
  3. Salinan sah SK Pangkat terakhir
  4. Salinan sah Ijazah terakhir
  5. Surat Pernyataan telah dan masih melaksanakan tugas di bidang tugas jabatan fungsional tersebut (khusus untuk pengangkatan pertama)
  6. Salinan sah DP3/Penilaian Prestasi kerja tahun terakhir
  7. Salinan sertifikat yang relevan

MUTASI/MELIMPAH MENJADI DOSEN

Kelengkapan usul Mutasi/Melimpah menjadi Dosen:

  1. Surat lamaran ditulis tangan kepada Rektor dan bermaterai
  2. Kartu PNS Elektronik / Kartu Pegawai dan SK NIP Baru
  3. SK Kenaikan Pangkat dan Jabatan terakhir
  4. Ijazah dan Transkrip Sarjana, Magister/Spesialis, atau Doktor
  5. DP3 2 tahun terakhir
  6. Daftar Riwayat Hidup
  7. Surat Pernyataan Persetujuan melepas dari Gubernur (jika dari Pemda/Non Kemdiknas) atau Koordinator Kopertis (jika dari PTS)
  8. Surat Pernyataan Persetujuan melepas dari Rektor PTN asal
  9. Surat Pernyataan Persetujuan menerima dari Rektor UNS
  10. Data analisis Kebutuhan dan Rasio Dosen : Mahasiswa dari Dekan Fakultas di UNS
  11. Data lain-lain yang mendukung

Persyaratan yang harus dipenuhi sesuai Surat Sekretaris Jenderal Depdiknas Nomor 44128/A2.IV/KP/2000 tanggal 28 Juli 2000 yang diperbarui dengan Surat Sekretaris Jenderal Depdiknas Nomor 4841/A4.5/KP/2009 tanggal 30 Januari 2009:

  1. Minimal Pendidikan S2
  2. Bidang Ilmu linier antara S1 s.d. S2/S3
  3. PT tempat studi terakreditasi minimal B (cek di sini)
  4. IPK S1 minimal 2,70 IPK S2 dan S3 minimal 3,20
  5. Rasio Dosen dan Mahasiswa minimal 1:15 untuk ilmu sosial, Rasio Dosen dan Mahasiswa minimal 1:10 untuk ilmu eksakta
  6. Usia Maksimal 45 tahun bagi yang belum bertugas sama sekali sebagai Dosen Luar Biasa dan/atau belum memiliki jabatan akademik dosen
  7. Usia Maksimal 55 tahun bagi dosen yang telah bertugas sebagai Dosen Luar Biasa minimal 10 tahun dan telah memiliki jenjang jabatan Dosen Lektor sebagai Dosen Luar Biasa

Kelengkapan usul mutasi/pindah tugas dari/ke Intansi lain  untuk Tenaga Kependidikan (berkas dalam rangka 3)

  1. Surat Pernyataan Persetujuan pindah tugas dari pejabat yang berwenang (lolos butuh)
  2. Surat Pernyataan tidak sedang menjalani hukuman disiplin/dalam proses peradilan dari pejabat yang berwenang
  3. Surat Pernyataan tidak sedang menjalani tugas belajar atau tidak menjalani ikatan dinas dari pejabat yang berwenang
  4. Salinan sah Karpeg dan KPE
  5. Salinan sah SK CPNS dan PNS
  6. Salinan sah SK KP terakhir
  7. Salinan sah Ijazah terakhir
  8. Daftar Riwayat Hidup
  9. DP3 atau Penilaian Prestasi Kerja dalam 2 tahun terakhir
  10. Pasfoto hitam putih 3×4 sebanyak 3 lembar
  11. salinan sah SPTKG terakhir

Kelengkapan usul perpanjangan/pengangkatan kembali pegawai honorer/kontrak dengan SK/penjanjian kontrak Rektor

  1. Hasil Evaluasi kinerja dari Pimpinan unit kerja (contoh format)
  2. SK/Perjanjian kontrak terakhir
  3. Salinan sah Capaian/Realisasi SKP tahun terakhir (contoh format)
  4. Salinan sah Penilaian Prilaku Kerja tahun terakhir (contoh format)
  5. Fotokopi KTP
  6. Salinan sah tanda terima gaji terakhir

Pengajuan klaim Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)

Berdasarkan PP No. 70 tahun 2015 tentang Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian bagi Pegawai ASN dan ketentuan tentang Program JKK pada laman PT Taspen (http://www.taspen.co.id) :

  1. Peserta JKK terdiri atas: CPNS, PNS, dan PPPK;
  2. Peserta JKK dikelola oleh PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (Persero);
  3. Apabila terjadi kecelakan kerja:
    1. Peserta/Ahli waris/Instansi wajib melaporkan kejadian kepada PT TASPEN (PERSERO) paling lambat 3 x 24 jam, dilengkapi dengan Formulir Kecelakaan Kerja Tahap I (Form TASPEN-1) diketahui oleh kepala unit kerja/Instansi.
    2. Peserta/Ahli waris/Instansi wajib menyampaikan Laporan Kecelakaan tahap II (Form TASPEN-2) kepada PT TASPEN (PERSERO) berdasarkan Surat Keterangan Dokter (Form TASPEN-3).
  4. Penetapan JKK diusulkan kepada Kepala Kanreg I BKN Yogyakarta melalui Pimpinan Universitas dengan dilampiri:
    1. Surat Pengantar Pimpinan unit kerja;
    2. Berita Acara dari pejabat yang berwenang (kepolisian) tentang terjadinya kecelakaan;
    3. Visum et Repertum dari dokter;
    4. Salinan surat perintah penugasan atau surat keterangan yang menerangkan bahwa CPNS/PNS tersebut mengalami kecelakaan dalam rangka menjalan tugas kedinasan;
    5. Laporan Tertulis dari pimpinan unit kerja serendah-rendahnya eselon III kepada Pejabat Pembina Kepegawaian (Pimpinan Universitas) tentang kronologis kejadian mulai dari tugas dan kegiatan yang dilaksanakan PNS/CPNS yang bersangkutan sampai mengalami musibah/kecelakaan;
    6. Salinan sah SK CPNS;
    7. Salinan sah SK PNS;
    8. Salinan sak SK Pangkat terakhir.

Pengajuan klaim Jaminan Kematian (JKM)

Berdasarkan PP No. 70 tahun 2015 tentang Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian bagi Pegawai ASN dan ketentuan tentang Program JKM pada laman PT Taspen (http://www.taspen.co.id) :

  1. Peserta JKM terdiri atas: CPNS, PNS, dan PPPK;
  2. Peserta JKM dikelola oleh PT Dana Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (Persero);
  3. Peserta wajib melaporkan data diri dan keluarga beserta perubahannya kepada PT TASPEN (PERSERO);
  4. Laporan perubahan tersebut diketahui oleh Kepala Instansi / Unit Kerja;
  5. Persyaratan pembayaran klaim untuk Jaminan Kematian (JKM) adalah Ahli waris mengajukan klaim atas jaminan kematian bersamaan dengan klaim jaminan hari tua bagi peserta meninggal dunia, sebagaimana ketentuan persyaratan yang berlaku pada klaim peserta yang wafat;
  6. Penetapan JKM diusulkan kepada Kepala Kanreg I BKN Yogyakarta melalui Pimpinan Universitas dengan dilampiri:
    1. Surat Pengantar Pimpinan unit kerja;
    2. BeritaAcara dari pejabat yang berwajib tentang kejadian yang mengakibatkan yang bersangkutan meninggal dunia;
    3. Visum et Repertum dari dokter;
    4. Salinan surat perintah penugasan atau surat keterangan yang menerangkan bahwa CPNS/PNS tersebut meninggal dunia dalam rangka menjalankan tugas kedinasan;
    5. Laporan Tertulis dari pimpinan unit kerja serendah-rendahnya eselon III kepada Pejabat Pembina Kepegawaian (Pimpinan Universitas) tentang kronologis kejadian mulai dari tugas dan kegiatan yang dilaksanakan PNS/CPNS yang bersangkutan sampai mengalami kecelakaan;
    6. Salinan sah SK CPNS;
    7. Salinan sah SK PNS;
    8. Salinan sak SK Pangkat terakhir.

Formulir pengajuan JKK/JKM:

  1. LAPORAN KECELAKAAN KERJA TAHAP I
  2. LAPORAN KECELAKAAN KERJA TAHAP II
  3. FORMULIR SURAT KETERANGAN DOKTER
  4. FORMULIR SURAT KETERANGAN DOKTER (PENYAKIT AKIBAT KERJA)
  5. FORMULIR SURAT RUJUKAN
  6. SURAT JAWABAN RUJUKAN
  7. FORMULIR PERMINTAAN PEMBAYARAN

LAIN-LAIN

Kelengkapan pengajuan usul tanda penghargaan Satyalancana Karya Satya

  1. Surat Pengantar
  2. Asli Surat Pernyatan Pertanggungjawaban Mutlak yang ditandatangani Wakil Rektor untuk UPT, Ketua Lembaga untuk Lembaga, Kepala Biro untuk Kantor Pusat, Dekan untuk Fakultas, Direktur untuk Pascasarjana/Sekolah Vokasi/RS UNS  >> format
  3. Asli Daftar Riwayat Hidup >> format
  4. Salinan sah SK CPNS dan SK PNS
  5. Salinan sah SK Kenaikan Pangkat terakhir
  6. Salinan sah SK Jabatan terakhir, jika pejabat struktural
  7. Fotokopi konversi NIP
  8. Fotokopi Penilaian Prestasi Kera tahun 2018 dan 2019, minimal 85 di tiap tahunnya
  9. Fotokopi Piagam Satyalancana Karya Satya 10 tahun, atau 20 tahun yang pernah diperoleh
  10. Asli surat keterangan bagi pejabat fungsional di unit kerjanya yang telah mendapat kenaikan pangkat/jabatan yang ditandatangani Wakil Rektor untuk UPT, Ketua Lembaga untuk Lembaga, Kepala Biro untuk Kantor Pusat, Dekan untuk Fakultas, Direktur untuk Pascasarjana/Sekolah Vokasi/RS UNS  >> format

Usul Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya (buka di sini)

Prosedur pembuatan kartu Askes/BPJS :

  1. Datang langsung ke Kantor Askes/BPJS Surakarta
  2. Mengisi Formulir yang disediakan di Kantor Askes/BPJS dan langsung diisi di Kantor tersebut
  3. Kelengkapan dokumen yang dibawa :
    1. KTP asli dan Fotokopi
    2. Fotokopi Kartu Keluarga
    3. Fotokopi Surat nikah
    4. Fotokopi Akte kelahiran anak
    5. Daftar gaji/leger gaji yang telah dilegalisir pimpinan
    6. KP4
    7. SK KP terakhir yang telah dilegalisir pimpinan

Kelengkapan usul Penerbitan Kartu Peserta Taspen (KPT) :

  1. Pengantar dari Kepala Instansi
  2. Fotocopy Kartu Pegawai (Karpeg) (*bagi yang sudah memiliki) (rangkap 2)
  3. Fotocopy SK CPNS (rangkap 2)
  4. Fotocopy SK terakhir/ KP (rangkap 2)
  5. Fotocopy SPMT (Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas) (rangkap 2)
  6. Fotocopy legger gaji (rangkap 2)
  7. Fotocopy KP4/Daftar Keluarga Pegawai (rangkap 2)

Kelengkapan usul Penerbitan Kartu Pegawai (Karpeg) :

Baru
1. Fotocopy SK CPNS = 3x
2. Fotocopy SK PNS = 3x
3. Fotocopy LPJ (Sertifikat Lulus Diklat Prajabatan) dilegalisir Pimpinan Unit Kerja = 3x
4. Pas photo hitam putih ukuran 3×4 = 4 lembar

Perbaikan
1. Fotocopy SK CPNS = 3x
2. Fotocopy SK PNS = 3x
3. Fotocopy LPJ (Sertifikat Lulus Diklat Prajabatan) dilegalisir Pimpinan Unit Kerja = 3x
4. Pas photo ukuran 3×4 = 4 lembar
5. Karpeg asli (jika sudah memiliki)

Hilang
1. Fotocopy SK CPNS = 3x
2. Fotocopy SK PNS = 3x
3. Fotocopy LPJ (Sertifikat Lulus Diklat Prajabatan) dilegalisir Pimpinan Unit Kerja = 3x
4. Pas photo ukuran 3×4 = 4 lembar
5. Surat keterangan hilang dari polisi = 3x

Kelengkapan usul penerbitan Kartu Isteri/ Kartu Suami (Karis/ Karsu) :

Menikah sebelum 21 April 1983
1. Fotocopy Daftar Keluarga = 3x
2. Pas photo Isteri/ Suami hitam putih ukuran 3×4 = 4 lembar

Menikah sesudah 21 April 1983
1. Fotocopy Laporan perkawinan I = 3x
2. Fotocopy Surat nikah dilegalisir Kepala Bagian = 3x
3. Pas photo Isteri/ Suami hitam putih ukuran 3×4 = 4 lembar
4. Mengisi Blangko laporan perkawinan pertama (untuk janda/duda melampirkan fotocopy surat cerai/kematian)

Blangko untuk pengajuan Karis dapat diunduh di sini : <download>

Format Blanko

  1. Daftar Riwayat Hidup (DRH)
  2. FORMULIR-SKP
  3. BLANKO PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS

Blanko Cuti : Blanko Permohonan dan Pemberian Cuti

Blanko Pensiun : DPCPDaftar Susunan Keluarga